Cyfryzacja firmyDla działów finansowych i zarządów

Elektroniczny obieg faktur i kontrola kosztów

Faktury kosztowe pod kontrolą - od wpływu, przez akceptację, po księgowanie.

Cyfryzujemy obieg faktur kosztowych: dokument trafia do systemu, przechodzi ścieżkę akceptacji według ról i progów kwotowych, a Ty masz pełen wgląd w koszty firmy w czasie rzeczywistym. Koniec z papierem krążącym po biurkach.

Wiesz, na jakim etapie jest każda faktura i kto ją zaakceptował.

Co obejmuje

  • Rejestracja i cyfrowy obieg faktur kosztowych
  • Wielopoziomowa akceptacja według ról i progów
  • Kontrola budżetów i kosztów w czasie rzeczywistym
  • Powiadomienia i przypomnienia o zadaniach
  • Archiwum dokumentów z wyszukiwarką
  • Integracja z systemem księgowym
To tylko najważniejsze punkty - pełny zakres funkcji, etapy wdrożenia i warianty wyceny opisaliśmy niżej na stronie.

Dlaczego to bywa trudne

Faktura nie ginie w księgowości. Ginie po drodze do akceptacji.

Dokument krąży mailem, czeka na osobę, która jest na urlopie, i wraca do księgowości po terminie płatności. Obieg faktur wdrażamy po to, by w każdej chwili było widać, u kogo stoi dokument, czy mieści się w budżecie i kto go zatwierdził.

"kto to zatwierdził?"
Faktura krąży mailem między działami, ktoś ją akceptuje ustnie, a przy rozliczeniu nie da się odtworzyć decyzji ani osoby, która ją podjęła.
termin płatności
Faktura leży tygodniami na czyimś biurku i wraca do księgowości po terminie. Odsetki i utracone rabaty to koszt, którego nikt nie liczy.
KSeF
Faktury wpływają dziś kanałem elektronicznym, więc rejestracja i akceptacja muszą działać w systemie, a nie na wydrukach z maila.

Czym się różnimy

Dlaczego producent, a nie gotowy system z półki

Polityka kosztowa w każdej firmie wygląda inaczej: inne progi, inne centra kosztów, inne zastępstwa. Jako producent systemu Imperial dopasowujemy obieg do Twoich zasad, zamiast prosić Cię o ich upraszczanie.

Akceptacja według Twojej polityki kosztowej

Progi kwotowe, działy, projekty, centra kosztów i podwójna akceptacja - ścieżki odwzorowujemy według zasad, które już obowiązują w firmie. Jesteśmy producentem systemu, więc nie musisz upraszczać polityki pod możliwości narzędzia.

Od faktury do księgowania w jednym obiegu

Faktura wpada z KSeF, z maila, ze skanera albo ze zdjęcia zrobionego w aplikacji na telefonie, przechodzi akceptację i trafia do księgowości z opisem, projektem i kontem kosztowym. Nie przepisujesz danych dwa razy i nie sklejasz obiegu z arkuszami.

Koszty widoczne przed końcem miesiąca

Zobowiązania widzisz w momencie rejestracji faktury, a nie po zamknięciu okresu w księgowości. Budżet działu i projektu aktualizuje się na bieżąco, wraz z pozycjami czekającymi na akceptację.

Płacisz za system, nie za każdą osobę akceptującą

W akceptacji kosztów bierze udział kadra kierownicza z całej firmy. Przy rozliczeniu za użytkownika kończy się to wpuszczaniem do systemu tylko części osób - u nas liczba użytkowników nie zmienia ceny.

Zakres w standardzie

Wszystko w jednej cenie, bez dodatkowych narzędzi

Część z tych funkcji znajdziesz też u innych dostawców - zwykle w wyższym planie, jako płatny dodatek albo w osobnym systemie. U nas są elementem wdrożenia.

Rejestr faktur z jednym numerem prawdy

Każda faktura kosztowa ma datę wpływu, kontrahenta, kwotę, termin płatności i osobę odpowiedzialną. Widzisz wszystkie dokumenty w obiegu i te, które czekają na decyzję dłużej niż powinny.

Ścieżki akceptacji według kwot i działów

Faktura sama trafia do właściwych osób: kierownika działu, właściciela projektu, a przy wyższych kwotach do zarządu. Nie krąży mailem i nie zatrzymuje się na kimś, kto jest na urlopie - system przekazuje ją zastępcy.

Kontrola budżetu przy akceptacji

Osoba zatwierdzająca widzi, ile zostało w budżecie działu lub projektu, jeszcze przed kliknięciem "akceptuję". Przekroczenia wymagają zgody wyżej, zamiast wychodzić dopiero w raporcie po miesiącu.

Terminy płatności pilnowane przez system

Faktury przed terminem widać na pulpicie, a przypomnienia i eskalacje ruszają zawczasu. Płatności po terminie przestają być efektem tego, że dokument leżał u kogoś w segregatorze.

Aplikacja do wysyłania faktur spoza KSeF

Nie wszystko trafia do KSeF: faktury zagraniczne, paragony, koszty pracownicze, dokumenty od małych dostawców. Pracownik robi zdjęcie telefonem w aplikacji, dokument od razu wpada do rejestru i rusza ścieżką akceptacji - bez wożenia papierków do biura i bez teczki "do rozliczenia".

KSeF i faktury z maila w jednym wejściu

Faktury z KSeF, ze skrzynek mailowych i ze skanera trafiają do tego samego rejestru. Nie musisz pilnować kilku źródeł ani przepisywać danych z podglądu do arkusza.

Raporty kosztów w podziale na kategorie

Każda faktura dostaje kategorię, dział, projekt i miejsce powstawania kosztu, więc od razu widzisz, na co idą pieniądze: w podziale na kategorie wydatków, dostawców i okresy. Porównujesz miesiące i lata, sprawdzasz, kto podniósł ceny, i wychwytujesz koszty, które rosną niezauważone - bez czekania na zamknięcie miesiąca w księgowości.

Eksport do księgowości, nie do Excela

Zaakceptowana faktura idzie do systemu księgowego z opisem, kontem kosztowym, projektem i miejscem powstawania kosztu. Księgowość dostaje dokument gotowy do zaksięgowania, a nie do wyjaśniania.

Dla kogo

Kto skorzysta z obiegu faktur

Największą różnicę widać tam, gdzie faktura wymaga zgody kilku osób, a koszt musi trafić na właściwy projekt i budżet.

Firmy z akceptacją kosztów w kilku działach

Faktura wymaga zgody kierownika, właściciela projektu i zarządu według kwoty. Bez obiegu nikt nie wie, u kogo stoi.

Organizacje rozliczające koszty na projekty

Budowlane, produkcyjne, usługowe - koszt musi trafić na właściwy projekt i budżet już przy akceptacji, nie po zamknięciu miesiąca.

Firmy z dużym wolumenem faktur zakupowych

Kilkaset dokumentów miesięcznie i księgowość, która przepisuje dane ręcznie. Tu odczyt danych przez AI zwraca się najszybciej.

Firmy z rozproszonymi lokalizacjami

Oddziały, magazyny i biura w kilku miastach. Faktura nie może jeździć kurierem, żeby zebrać podpisy.

Kiedy powiemy, że to nie jest oferta dla Ciebie

  • Masz kilkanaście faktur miesięcznie i jedną osobę, która je opisuje i zatwierdza
  • Potrzebujesz tylko archiwum plików PDF, bez akceptacji, budżetów i terminów
  • Szukasz wyłącznie narzędzia do wystawiania faktur sprzedażowych - to inny zakres

AI w obiegu faktur

AI przepisuje dane z faktur za Twoją księgowość

Najbardziej czasochłonna część obiegu to rejestracja: kontrahent, numer, kwoty, VAT, termin i opis kosztu. Tę pracę przejmuje AI, a człowiek zatwierdza podpowiedzi i podejmuje decyzję.

OCR z AI: faktura wypełnia się sama

AI czyta zdjęcie z telefonu, skan albo PDF i sama wypełnia pola: kontrahenta, numer, daty, kwoty netto i brutto, stawki VAT oraz termin płatności. Radzi sobie też z układami, których nie zna, bo nie działa na sztywnych szablonach. Pracownik tylko potwierdza dane - zamiast przepisywać je ręcznie.

Podpowiada opis i konto kosztowe

Na podstawie historii podobnych faktur od tego samego dostawcy sugeruje opis, konto kosztowe, projekt i dział. Powtarzalne koszty opisują się praktycznie same.

Wskazuje właściwą ścieżkę akceptacji

Przy nietypowej fakturze podpowiada, kto powinien ją zatwierdzić według kwoty, rodzaju kosztu i tego, jak podobne dokumenty krążyły wcześniej.

Wykrywa duplikaty i rozbieżności

Ostrzega, gdy ta sama faktura trafiła do systemu dwa razy albo gdy kwota nie zgadza się z zamówieniem lub umową - zanim zostanie zatwierdzona i zapłacona.

Analiza kosztów w zwykłym języku

Pytasz, na co poszły pieniądze w danym miesiącu albo który dostawca podniósł ceny, a AI odpowiada na danych z rejestru faktur - bez budowania raportów.

Prognoza płatności

Na podstawie faktur w obiegu i terminów płatności pokazuje, jakie kwoty wypadają w kolejnych tygodniach, żeby dział finansowy nie planował z zaskoczenia.

Chcesz wiedzieć, gdzie stoją Twoje faktury?

Pokaż nam, jak dziś wygląda droga faktury od wpływu do księgowania. Wskażemy miejsca, w których tracicie najwięcej dni, i powiemy, ile kosztuje wdrożenie.

Umów rozmowę669514784

Obieg faktur w Imperialu na tle innych dróg

Uczciwie: przy kilkunastu fakturach miesięcznie mail i teczka wystarczą. Poniżej porównanie trzech dróg, którymi firmy zwykle idą.

Kryterium Imperial - Agendo System do obiegu faktur w abonamencie Mail, wydruki i teczka
Model rozliczenia Licencja jednorazowa albo SaaS w chmurze - bez opłat za użytkownika Abonament za każdego użytkownika miesięcznie Brak licencji, ale ukryty koszt pracy i opóźnień
Koszt przy wielu akceptujących Nie zmienia się - cała kadra kierownicza może akceptować Rośnie z każdą osobą w ścieżce akceptacji Czas pracy, druk i płatności po terminie
Ścieżki akceptacji i progi kwotowe Odwzorowane według Twojej polityki kosztowej, zmiany po stronie producenta W granicach ustawień wybranego planu Zależne od dyscypliny i obecności osób w biurze
Kontrola budżetu przy akceptacji Widoczna dla osoby zatwierdzającej, z blokadą przekroczeń Zwykle wymaga integracji z systemem finansowym Wychodzi dopiero w raporcie po miesiącu
Raportowanie kosztów Kategorie, działy, projekty i dostawcy - na bieżąco, bez zamknięcia okresu Zależnie od planu, często tylko podstawowe zestawienia Ręczne zestawienia w Excelu
KSeF i kanały wejścia KSeF, mail, skan oraz zdjęcie z aplikacji mobilnej - jeden rejestr Zależnie od dostawcy, często przez pośredników Obsługiwane ręcznie, w kilku miejscach
Przekazanie do księgowości Eksport z opisem, kontem i projektem do systemu księgowego Zależnie od dostępnych integracji Ręczne wprowadzanie i teczka dokumentów
Ślad audytowy Pełna historia: kto, kiedy i na jakim etapie zatwierdził Zwykle jest, w zakresie ustalonym przez dostawcę Trudny do odtworzenia po fakcie
Dane i hosting Twoja infrastruktura albo nasza chmura - Ty decydujesz Chmura dostawcy, bez wyboru Papier w siedzibie i pliki na dyskach

Porównanie ma charakter orientacyjny - zakres funkcji i ceny u poszczególnych dostawców zależą od wybranego planu i aktualnej oferty.

Obieg gotowy do pracy vs. obieg do zbudowania

Platformy low-code i no-code kuszą szybkim startem i my też to przyznajemy - przy prostym obiegu bywają lepszym wyborem. Różnica ujawnia się później: przy utrzymaniu, trudnych wymaganiach i koszcie, gdy w obiegu pracuje cała firma.

Kryterium Imperial - Agendo Platforma low-code / no-code
Co dokładnie kupujesz Gotowy obieg: rejestry, dekretacja, terminy, eskalacje, wersje i archiwum działają od pierwszego dnia Platformę, na której obieg trzeba najpierw zaprojektować i zbudować
Kto go utrzymuje My - jako producent systemu, w ramach umowy serwisowej Osoba, która go zbudowała. Po jej odejściu zostaje obieg, którego nikt nie zmieni
Trudne wymagania Zmieniamy kod systemu - nietypowa integracja, uprawnienia czy układ ekranu to zwykłe zadanie Kończą się obejściem albo odpowiedzią "platforma tego nie robi"
Koszt przy całej firmie w obiegu Nie zmienia się - liczba użytkowników nie wpływa na cenę Rośnie: opłaty za użytkownika, a często też za konektory premium i liczbę wywołań
Połączenie z ERP i księgowością Jedna baza danych - obieg jest modułem systemu Konektory i integracje, które trzeba utrzymywać po obu stronach
Kto odpowiada za całość Producent, wdrożeniowiec i serwis to ta sama firma, z jednym SLA Dostawca platformy i integrator - przy awarii wskazują na siebie
Ryzyko zmian u dostawcy Aktualizacje przychodzą z systemem, zgodność utrzymujemy my Wycofane konektory oraz zmiany limitów i cenników wymuszają przeróbki działającego obiegu
Kiedy low-code wygrywa Przy prostym, jednorazowym obiegu bez integracji nie ma sensu wdrażać systemu Szybki prototyp i niski koszt startu, szczególnie gdy masz już licencje i własnego wdrożeniowca

Porównanie ma charakter orientacyjny - zakres funkcji i ceny u poszczególnych dostawców zależą od wybranego planu i aktualnej oferty.

Jak wdrażamy

Jak wygląda wdrożenie krok po kroku

Zaczynamy od faktur kosztowych, bo tam efekt jest najszybciej widoczny. Standardowe wdrożenie zamykamy w 6-10 tygodniach, a terminy potwierdzamy po analizie obiegu.

  1. Analiza obiegu faktur i polityki kosztowej

    Sprawdzamy, jak faktura dziś wchodzi do firmy, kto ją opisuje, kto akceptuje i kiedy trafia do księgowości. Zwykle wychodzi, że oficjalna procedura i praktyka to dwie różne rzeczy.

    1-2 tygodnie

  2. Projekt ścieżek, progów i kategorii kosztów

    Ustalamy progi kwotowe, role akceptujących, zastępstwa oraz strukturę kategorii kosztów, projektów i centrów kosztów - to ona decyduje, jak później wyglądają raporty. Ustalamy też, co system ma blokować, a co tylko oznaczać do wyjaśnienia.

    1 tydzień

  3. Podłączenie KSeF, maila, skanera i aplikacji mobilnej

    Uruchamiamy rejestr faktur i wszystkie wejścia dokumentów - łącznie z aplikacją, w której pracownicy wysyłają zdjęcia faktur spoza KSeF. Konfigurujemy OCR z AI oraz terminy, przypomnienia i eskalacje.

    2-3 tygodnie

  4. Integracja z księgowością

    Podłączamy system księgowy, z którego korzystasz, i ustalamy zakres przekazywanych danych, żeby zaakceptowana faktura była gotowa do zaksięgowania.

    1-2 tygodnie

  5. Pilot na fakturach jednego działu

    Jeden dział pracuje na realnych fakturach, a my poprawiamy ścieżki i słowniki na bieżąco. Dopiero potem obieg wchodzi do całej firmy.

    2 tygodnie

  6. Szkolenia, start i przegląd po 30 dniach

    Szkolimy księgowość i osoby akceptujące, a po miesiącu sprawdzamy, gdzie faktury czekają najdłużej - i to usprawniamy.

    w cenie wdrożenia

Dwa modele: na własność albo w chmurze

Wybierasz model rozliczenia, nie zakres możliwości

W obu modelach dostajesz ten sam system i tę samą swobodę zmian - bez limitu użytkowników.

Licencja jednorazowa

Płacisz raz

Kupujesz rozwiązanie na własność i korzystasz bez opłat abonamentowych. Działa na Twojej infrastrukturze - dane zostają u Ciebie. Opieka serwisowa i rozwój na osobnej umowie SLA.

  • Jednorazowy koszt licencji i wdrożenia
  • System na własnej infrastrukturze
  • Pełna kontrola nad danymi
  • Niższy koszt całkowity w dłuższym horyzoncie

SaaS w chmurze Agendo

Płacisz miesięcznie

To samo rozwiązanie, ale w naszej chmurze i w abonamencie - bez inwestycji na start i bez własnego serwera. Utrzymanie, kopie zapasowe, aktualizacje i bezpieczeństwo są po naszej stronie.

  • Dowolne zmiany i dostosowania - tak samo jak w wersji na własność
  • Niski próg wejścia, bez dużej inwestycji
  • Serwer, kopie zapasowe i aktualizacje po naszej stronie
  • Abonament bez limitu użytkowników
  • Możliwość przejścia na licencję własną później

Zakres i wycena

Warianty wdrożenia obiegu faktur

Zakres dotyczy faktur kosztowych: rejestru, ścieżek akceptacji, budżetów, terminów płatności i przekazania do księgowości. Moduły klasy ERP są dodatkowo płatne i możesz je dodać później.

Faktury Start

Dla firm, które chcą uporządkować rejestrację i akceptację kosztów.

od 12 000zł netto

lub od 400 zł netto/mc w chmurze

wdrożenie w 4-6 tygodni

  • Rejestr faktur kosztowych z datą wpływu i terminem
  • Jedna lub dwie ścieżki akceptacji
  • OCR z AI: automatyczne wypełnianie danych z faktury
  • Aplikacja mobilna do wysyłania faktur spoza KSeF
  • Terminy płatności, przypomnienia i eskalacje
  • Archiwum z pełnotekstowym wyszukiwaniem
  • Szkolenie i przegląd po 30 dniach
Zapytaj o wycenę
Najczęściej wybierany

Faktury Kontrola

Dla firm rozliczających koszty na działy, projekty i budżety.

od 24 000zł netto

lub od 700 zł netto/mc w chmurze

wdrożenie w 6-10 tygodni

  • Wszystko z pakietu Faktury Start
  • Ścieżki akceptacji według kwot, działów i projektów
  • Kontrola budżetu widoczna przy akceptacji
  • Raporty kosztów w podziale na kategorie, działy i projekty
  • Integracja z KSeF oraz systemem księgowym
  • Podpowiedzi opisu i konta kosztowego przez AI
  • Pilot w wybranym dziale przed startem
Zapytaj o wycenę

Faktury dedykowane

Dla organizacji z własną polityką kosztową i wymogami zgodności.

wycenaindywidualna

zakres i termin po analizie

  • Obieg zaprojektowany od zera pod Twoją politykę kosztową
  • Dedykowane raporty i pulpity dla zarządu
  • Integracje z systemami dziedzinowymi i ERP
  • Rozszerzone uprawnienia i ślad audytowy
  • Wdrożenie na Twojej infrastrukturze lub w naszej chmurze
  • Umowa serwisowa SLA z gwarantowanymi czasami reakcji
Zapytaj o wycenę

Podane kwoty są widełkami wyjściowymi. Ostateczną wycenę przygotowujemy po analizie obiegu faktur i ustaleniu progów akceptacji - zawsze przed podpisaniem umowy.

Rozszerzenia poza obiegiem

Możesz pójść dalej: moduły finansowe Imperiala

Sam obieg faktur kończy się na akceptacji i przekazaniu dokumentu do księgowości. Jeśli chcesz prowadzić w jednym systemie także sprzedaż, płatności i księgowanie, dokładasz kolejne moduły Imperiala. Są dodatkowo płatne, ale działają na tej samej bazie danych - bez migracji i bez wymiany systemu.

  • OPCJA

    Faktury sprzedażowe

    Wystawianie faktur i faktur zaliczkowych, cykliczne rozliczenia abonamentowe, wysyłka do KSeF oraz windykacja miękka: przypomnienia o zbliżającym się i minionym terminie zapłaty

  • OPCJA

    Koszty i budżety

    Pełna ewidencja kosztów w podziale na kategorie, działy, projekty i centra kosztów, z budżetami rocznymi i miesięcznymi oraz raportami wykonania budżetu.

  • OPCJA

    Płatności i przepływy

    Kolejka płatności z faktur zaakceptowanych do zapłaty, paczki przelewów dla banku, kontrola zobowiązań i należności oraz prognoza przepływów na kolejne tygodnie.

  • OPCJA

    Automatyczne księgowanie z wyciągów bankowych

    System zaczytuje wyciąg z banku w formacie MT940 (lub CSV, jeśli bank nie udostępnia MT940), a AI dopasowuje przelewy do faktur i rozrachunków - także przy płatnościach częściowych, zbiorczych i z niepełnym opisem. Pozycje niejednoznaczne trafiają do ręcznej decyzji, a reszta rozlicza się sama.

Potrzebujesz też obiegu pism i dokumentów?

Korespondencja, sprawy, dekretacja i archiwum mają własne ścieżki oraz kanały: e-Doręczenia i ePUAP. To ten sam system - jedno wdrożenie, dwa obiegi.

Zobacz elektroniczny obieg dokumentów

FAQ

Pytania, które słyszymy najczęściej

  • Czy obsługujecie KSeF?
    Tak. Faktury z KSeF wpadają do rejestru razem z fakturami ze skrzynek mailowych i skanów, więc masz jedno miejsce, w którym powstaje obieg - niezależnie od tego, którym kanałem dokument przyszedł.
  • Czy zastąpicie nasz system księgowy?
    Nie i nie taki jest cel. Obieg kończy się w momencie, w którym zaakceptowana faktura trafia do księgowości z pełnym opisem, kontem kosztowym i projektem. Integrujemy się z systemem, z którego już korzystasz.
  • Co się dzieje, gdy osoba akceptująca jest na urlopie?
    Ustawiasz zastępstwa i terminy. Jeśli dokument stoi zbyt długo, system eskaluje go wyżej albo przekazuje zastępcy, a osoba odpowiedzialna dostaje powiadomienie. Faktura nie czeka na powrót jednej osoby.
  • Czy AI naprawdę odczyta nasze faktury?
    Dane z typowych faktur odczytuje z wysoką skutecznością - również ze zdjęcia zrobionego telefonem - a przy powtarzalnych dostawcach podpowiada także opis i konto kosztowe. Człowiek zawsze zatwierdza podpowiedź, więc obieg nie zależy od tego, czy odczyt był w stu procentach idealny.
  • Co z fakturami, których nie ma w KSeF?
    Do tego służy aplikacja: pracownik robi zdjęcie faktury zagranicznej, paragonu czy dokumentu od małego dostawcy, a on od razu trafia do rejestru i rusza ścieżką akceptacji. Nie musi czekać, aż ktoś przywiezie papier do biura ani pamiętać o rozliczeniu na koniec miesiąca.
  • Czy koszt wzrośnie, gdy do akceptacji dołączą kolejne osoby?
    Nie. Płacisz za system i wdrożenie, nie za liczbę użytkowników. W obiegu faktur uczestniczy zwykle cała kadra kierownicza, więc to najczęściej największa różnica kosztowa wobec rozwiązań rozliczanych per użytkownik.

Inne rozwiązania