Cyfryzacja firmyDla firm z własnym systemem ERP lub handlowym

KSeF Connector

Łącznik, który podepnie Twój obecny system do Krajowego Systemu e-Faktur.
  • Zostajesz przy swoim systemie ERP
  • Twój system łączy się z Connectorem przez REST API
  • Numery KSeF i statusy wracają do Twojego systemu
  • Certyfikaty i autoryzacja po naszej stronie

KSeF Connector to gotowy łącznik między Twoim systemem a Krajowym Systemem e-Faktur. Nie musisz wymieniać ERP ani przechodzić na nasz system - podłączamy ten, którego już używasz. Faktury sprzedażowe trafiają do KSeF automatycznie, faktury zakupowe wracają do Twojego systemu wraz z numerami i statusami, a certyfikaty, autoryzację i obsługę błędów bierzemy na siebie. Connector udostępnia REST API, a Twoje oprogramowanie podłącza się do niego po swojej stronie - nie ma znaczenia, w jakiej technologii powstało, musi jedynie umieć wywołać i obsłużyć takie połączenie. Integrację wykonuje Twój dostawca lub zespół IT, na podstawie dokumentacji, którą przekazujemy. Zakres potwierdzamy po krótkiej analizie technicznej.

Zostajesz przy swoim ERP - dokładamy tylko brakujące połączenie z KSeF.

Co obejmuje

  • REST API Connectora wraz z dokumentacją dla Twojego zespołu
  • Wsparcie techniczne dla Twojego dostawcy przy podłączeniu
  • Automatyczne wysyłanie faktur sprzedażowych do KSeF
  • Pobieranie faktur zakupowych i przekazywanie ich do Twojego systemu
  • Numery KSeF, statusy i potwierdzenia wracające do źródła
  • Obsługa certyfikatów, tokenów i autoryzacji
  • Kontrola błędów wysyłki z powiadomieniem i ponowieniem
  • Archiwizacja faktur zgodna z przepisami
  • Wdrożenie także dla firm korzystających z systemu Imperial
To tylko najważniejsze punkty - pełny zakres funkcji, etapy wdrożenia i warianty wyceny opisaliśmy niżej na stronie.

Dlaczego to bywa trudne

Nie musisz wymieniać ERP tylko dlatego, że zmieniły się przepisy.

KSeF wymusza elektroniczne wystawianie i odbiór faktur, ale Twój system często robi wszystko inne dobrze. Connector dokłada brakujące połączenie: faktury idą do KSeF automatycznie, a numery i statusy wracają tam, gdzie pracuje księgowość.

obowiązek
KSeF przestaje być wyborem. Firmy, które dziś wystawiają faktury w swoim ERP, muszą znaleźć drogę do wysyłki i odbioru - bez zmiany całego systemu
przepisywanie
Najczęstsze rozwiązanie tymczasowe: faktura powstaje w ERP, a potem ktoś wprowadza ją drugi raz w aplikacji Ministerstwa. Przy kilkuset dokumentach mi
brak statusu
Wysłane, przyjęte, odrzucone - jeśli status nie wraca do ERP, księgowość nie wie, która faktura faktycznie trafiła do KSeF.

Czym się różnimy

Dlaczego łącznik, a nie wymiana systemu

Wymiana ERP z powodu jednego obowiązku to najdroższa możliwa odpowiedź. Jako producent własnego systemu wiemy, jak wygląda integracja od środka - i potrafimy podłączyć również cudze oprogramowanie.

Zostajesz przy swoim systemie

Nie wymieniamy Twojego ERP ani nie przenosimy Cię na Imperiala. Connector udostępnia REST API, do którego podłącza się Twoje oprogramowanie - technologia nie ma znaczenia, a reszta systemu zostaje bez zmian.

Dane wracają tam, skąd wyszły

Numer KSeF, status i data przyjęcia trafiają z powrotem do Twojego systemu, przy tej samej fakturze. Księgowość pracuje w jednym miejscu, a nie w dwóch oknach.

Błędy wysyłki nie giną

Odrzucenie przez KSeF to konkretna informacja z powodem, powiadomieniem i ponowieniem wysyłki. Nie dowiadujesz się o problemie po miesiącu, przy zamknięciu okresu.

Certyfikaty i autoryzacja po naszej stronie

Tokeny, certyfikaty, uprawnienia i zmiany w schemach po stronie Ministerstwa to nasz obowiązek w ramach umowy serwisowej. Ty nie śledzisz komunikatów technicznych.

Zakres w standardzie

Co Connector robi w standardzie

To zakres, który uruchamiamy przy typowym wdrożeniu. Dokładny kształt potwierdzamy po analizie technicznej Twojego systemu.

Faktury sprzedażowe wychodzą automatycznie

Zatwierdzona faktura w Twoim systemie trafia do KSeF bez dodatkowej czynności. Możesz też ustawić wysyłkę zbiorczą o wybranej porze, jeśli tak wygodniej pracuje księgowość.

Faktury zakupowe wpadają do Twojego ERP

Connector pobiera dokumenty z KSeF i przekazuje je do systemu wraz z załącznikiem i danymi kontrahenta. Nikt nie loguje się osobno, żeby sprawdzić, co przyszło.

Numer KSeF i status przy fakturze

Każdy dokument ma widoczny numer nadany przez KSeF, status przetworzenia i datę. To jedyny wiarygodny dowód, że faktura została skutecznie wystawiona.

Walidacja przed wysyłką

Connector sprawdza strukturę i dane faktury, zanim wyśle ją do KSeF. Braki w NIP, stawkach czy polach obowiązkowych wychodzą u Ciebie, a nie w odrzuceniu z Ministerstwa.

Pulpit wysyłek i rejestr zdarzeń

Widzisz, ile faktur poszło, ile czeka i które wymagają reakcji. Każda operacja ma zapis: kiedy, przez kogo i z jakim wynikiem - przydatne przy kontroli.

Tryb pracy dla biura rachunkowego

Obsługa wielu podmiotów z jednego miejsca, z rozdzielonymi uprawnieniami i osobnymi certyfikatami. Księgowa nie przelogowuje się między klientami.

Dla kogo

Dla kogo jest KSeF Connector

Największy sens ma tam, gdzie system źródłowy działa dobrze, a brakuje mu wyłącznie drogi do KSeF.

Firmy z własnym ERP

Masz działający system, który dobrze zna Twoje procesy. Brakuje mu tylko drogi do KSeF - i to dokładamy.

Firmy z systemem starszym lub dedykowanym

Dostawca nie planuje obsługi KSeF albo system powstał na zamówienie. Wystarczy, że potrafi komunikować się przez REST API - technologia nie ma znaczenia.

Biura rachunkowe

Wiele podmiotów, wiele certyfikatów i uprawnień. Obsługa z jednego miejsca, bez przelogowywania między klientami.

Firmy z dużym wolumenem faktur

Przy kilkuset dokumentach miesięcznie ręczne wprowadzanie do aplikacji Ministerstwa przestaje być rozwiązaniem tymczasowym.

Kiedy powiemy, że to nie jest oferta dla Ciebie

  • Twój ERP ma już pełną i działającą obsługę KSeF - wtedy Connector jest zbędny i powiemy to wprost
  • Wystawiasz kilka faktur miesięcznie - darmowa aplikacja Ministerstwa w zupełności wystarczy
  • Twój system nie potrafi komunikować się przez REST API i nie da się dołożyć do niego takiej warstwy - wtedy trzeba zacząć od innej decyzji

AI w Connectorze

AI tłumaczy błędy i porządkuje dane faktur

Najwięcej czasu przy e-fakturowaniu zabierają odrzucenia i porządkowanie danych kontrahentów. AI wyjaśnia przyczynę odrzucenia zwykłym językiem, uzupełnia dane i podpowiada dekretację, a decyzja zostaje po stronie księgowości.

Rozpoznaje przyczynę odrzucenia

Zamiast surowego kodu błędu dostajesz wyjaśnienie, co dokładnie jest nie tak z dokumentem i co poprawić, żeby wysyłka przeszła za drugim razem.

Uzupełnia dane kontrahenta

Przy fakturach zakupowych sprawdza i uzupełnia dane firmy oraz dopasowuje kontrahenta do kartoteki w Twoim systemie, zamiast tworzyć duplikaty.

Podpowiada dekretację i kategorię kosztu

Na podstawie treści faktury i historii podobnych dokumentów proponuje kategorię kosztu oraz konto - księgowa zatwierdza jednym kliknięciem.

Wychwytuje anomalie w fakturach

Zwraca uwagę na duplikaty, nietypowe kwoty i faktury odbiegające od dotychczasowej współpracy z kontrahentem.

Podsumowania dla księgowości

Zestawienie okresu: co zostało wysłane, co odrzucone, które dokumenty czekają na reakcję i gdzie powtarzają się te same błędy.

Sprawdzimy, czy Twój system da się podłączyć

Powiedz nam, z jakiego ERP korzystasz i ile faktur wystawiacie miesięcznie. Po krótkiej analizie technicznej powiemy, czy Connector zadziała i ile to kosztuje.

Umów rozmowę669514784

KSeF Connector na tle innych dróg

Uczciwie: jeśli Twój ERP ma już pełną obsługę KSeF, nie potrzebujesz nas. Poniżej porównanie trzech dróg, którymi firmy zwykle idą.

Kryterium KSeF Connector - Agendo Obsługa KSeF w Twoim ERP Aplikacja Ministerstwa Finansów
Co robisz ze swoim ERP Zostawiasz go - dokładamy tylko połączenie z KSeF Wymieniasz system albo czekasz na aktualizację od dostawcy Zostawiasz, ale pracujesz w dwóch miejscach naraz
Wysyłka faktur sprzedażowych Automatyczna, zaraz po zatwierdzeniu lub zbiorczo Zależnie od zakresu aktualizacji dostawcy Ręczne wprowadzanie faktury drugi raz
Faktury zakupowe Pobierane i przekazywane do Twojego systemu z załącznikiem Zwykle tak, jeśli dostawca to przewidział Ręczne pobieranie i przepisywanie
Numer KSeF i status w ERP Wracają do systemu, przy tej samej fakturze Zależnie od implementacji Brak - status tylko w aplikacji Ministerstwa
Obsługa błędów wysyłki Powiadomienie z przyczyną i ponowieniem wysyłki Zależnie od dostawcy Wykrywane ręcznie, często po czasie
Zmiany po stronie Ministerstwa Aktualizacje po naszej stronie, w ramach umowy serwisowej Czekasz na aktualizację swojego ERP Śledzisz komunikaty samodzielnie
Koszt przy rosnącej liczbie faktur Nie zależy od liczby użytkowników Zwykle w cenie licencji ERP lub jako dopłata Ukryty: czas pracy księgowości
Kiedy Connector nie jest potrzebny Jeśli Twój ERP ma już działającą, pełną obsługę KSeF - powiemy to wprost To wtedy najprostsza droga Przy kilku fakturach miesięcznie aplikacja Ministerstwa wystarczy

Porównanie ma charakter orientacyjny - zakres funkcji i ceny u poszczególnych dostawców zależą od wybranego planu i aktualnej oferty.

Jak wdrażamy

Jak wygląda wdrożenie krok po kroku

Wdrożenie jest krótsze niż przy pełnym systemie - zwykle 3-6 tygodni od analizy do produkcji. Zakres i termin potwierdzamy po analizie technicznej.

  1. Analiza techniczna Twojego systemu

    Sprawdzamy, czy Twój ERP może podłączyć się do REST API Connectora i kto po Waszej stronie to wykona - zespół IT czy dostawca systemu. Ustalamy, które dokumenty obejmuje integracja i jak mają wracać numery oraz statusy.

    3-5 dni

  2. Projekt mapowania danych

    Ustalamy, jak pola Twojego systemu odpowiadają strukturze faktury KSeF. Tu wychodzą braki w danych kontrahentów i stawkach - lepiej teraz niż przy pierwszej wysyłce.

    1 tydzień

  3. Podłączenie i konfiguracja środowiska testowego

    Uruchamiamy Connector na środowisku testowym KSeF, konfigurujemy certyfikaty, tokeny i uprawnienia. Wysyłamy pierwsze dokumenty próbne.

    1-2 tygodnie

  4. Testy na Twoich fakturach

    Przepuszczamy realny przekrój dokumentów: sprzedaż, korekty, zakupy. Poprawiamy mapowanie tam, gdzie walidacja zgłasza braki.

    1 tydzień

  5. Uruchomienie produkcyjne

    Przełączamy Connector na środowisko produkcyjne i towarzyszymy przy pierwszych wysyłkach. Księgowość ma nas na telefonie przez pierwsze dni.

    kilka dni

  6. Serwis i zgodność z przepisami

    Aktualizujemy Connector przy zmianach schematów i wymogów po stronie Ministerstwa, monitorujemy wysyłki i reagujemy na błędy zgodnie z umową.

    umowa SLA

Model rozliczenia

Licencja jednorazowa, bez abonamentu

Connector rozliczamy jednorazowo - płacisz za integrację i wdrożenie, nie za liczbę użytkowników ani za wystawione faktury.

Licencja jednorazowa

Płacisz raz

Connector kupujesz na własność i korzystasz z niego bez opłat abonamentowych. Działa przy Twoim systemie, a aktualizacje wynikające ze zmian po stronie Ministerstwa objęte są umową serwisową.

  • Jednorazowy koszt integracji i wdrożenia
  • Brak opłat za liczbę użytkowników
  • Praca przy Twojej infrastrukturze
  • Aktualizacje zgodności w ramach umowy serwisowej

Zakres i wycena

Wycena po analizie technicznej

Nie sprzedajemy Connectora w pakietach, bo koszt zależy od tego, ile pracy wymaga podłączenie Twojego systemu przez REST API i jakie dokumenty obejmuje integracja. Sprawdzamy to na krótkiej analizie i dopiero wtedy podajemy konkretną kwotę.

Analiza techniczna trwa zwykle 3-5 dni roboczych. Po niej dostajesz spisany zakres integracji, harmonogram i cenę - zawsze przed podpisaniem umowy. Rozliczenie jest jednorazowe, a utrzymanie zgodności z wymogami Ministerstwa obejmuje umowa serwisowa.

Potrzebujesz też obiegu faktur kosztowych?

Akceptacje, kontrola kosztów i rozliczenia to osobny obszar. Connector dostarcza dokumenty, obieg pilnuje, kto je zatwierdza

Zobacz obieg faktur kosztowych

Pytania, które słyszymy najczęściej

  • Czy musimy zmienić nasz system ERP?
    Nie i to jest cały sens Connectora. Zostajecie przy swoim systemie, a my dokładamy do niego połączenie z KSeF. Warunek jest jeden: system musi umieć komunikować się przez REST API. Sprawdzamy to na analizie technicznej, zanim cokolwiek podpiszecie.
  • Jak technicznie wygląda połączenie z Connectorem?
    Connector udostępnia REST API, a Twój system podłącza się do niego po swojej stronie: wywołuje metody i odbiera odpowiedzi w standardowym formacie. Nie ma znaczenia, w jakiej technologii powstał - musi jedynie umieć wysłać i obsłużyć takie żądanie. Integrację wykonuje Twój dostawca lub zespół IT, a my przekazujemy dokumentację, środowisko testowe i wsparcie na czas podłączenia.
  • Co, jeśli nasz system nie umie korzystać z REST API?
    Wtedy sprawdzamy, czy da się dołożyć warstwę pośrednią po jego stronie - czasem wystarczy prosty moduł u Waszego dostawcy. Jeśli i to nie jest możliwe, powiemy wprost, że Connector nie zadziała, zamiast obiecywać integrację, której nie da się utrzymać.
  • Czy numer KSeF wróci do naszego systemu?
    Tak. Numer nadany przez KSeF, status przetworzenia i data wracają do systemu źródłowego i są zapisywane przy tej samej fakturze. To jedyny wiarygodny dowód skutecznego wystawienia, więc księgowość ma go tam, gdzie pracuje.
  • Co się dzieje, gdy KSeF odrzuci fakturę?
    Connector zapisuje przyczynę odrzucenia, powiadamia wskazane osoby i pozwala ponowić wysyłkę po poprawieniu dokumentu. AI tłumaczy techniczny komunikat na konkretną informację, co poprawić.
  • Kto pilnuje zmian w przepisach i schemach?
    My, w ramach umowy serwisowej. Zmiany struktury dokumentów i wymogów po stronie Ministerstwa wdrażamy w Connectorze, żebyście nie musieli śledzić komunikatów technicznych.
  • Obsługujemy kilka spółek. Da się to ogarnąć z jednego miejsca?
    Tak, to standardowy scenariusz dla biur rachunkowych i grup kapitałowych. Każdy podmiot ma własne certyfikaty i uprawnienia, a praca odbywa się bez przelogowywania między kontami.

Inne rozwiązania